Coperto e costo asporto alla sagra: quanto far pagare e come calcolarlo

Riunione del comitato, fine agosto. Si arriva al punto dell'asporto e la domanda è sempre la stessa: quest'anno quanto lo facciamo pagare? Qualcuno recupera la cifra dell'anno scorso, qualcun altro fa notare che le vaschette sono aumentate, si aggiungono venti centesimi e si passa al punto successivo.

È una decisione presa in tre minuti su una voce che, se la tua sagra fa qualche migliaio di ordini, muove più soldi di quanto sembri. E impostata come cifra unica per ordine, che è il modo consueto, sbaglia in entrambe le direzioni.

Una cifra fissa non misura il costo che vuoi coprire

Il contributo asporto esiste per coprire un costo reale: vaschette, coperchi, sacchetti, posate. Quel costo non dipende dal fatto che l'ordine sia da portare via. Dipende da quante porzioni contiene.

Una cifra unica per ordine, invece, tratta allo stesso modo chi porta via una porzione di pasta e chi carica la cena per otto persone. Il primo paga un contributo sproporzionato su un ordine piccolo, e qualche volta rinuncia proprio. Il secondo si porta via quindici contenitori pagandone, di fatto, due.

Il risultato è che qualsiasi cifra tu scelga è sbagliata per metà dei tuoi clienti. Se la alzi per coprire gli ordini grandi, penalizzi chi prende poco, che è anche il cliente di passaggio che volevi intercettare. Se la abbassi per non scoraggiarlo, ogni ordine famiglia ti costa contenitori che nessuno ha pagato.

Gli scaglioni: far salire il contributo con l'ordine

L'alternativa è smettere di usare una cifra sola e usare delle soglie. Definisci due o tre fasce sul valore dell'ordine, e a ogni fascia corrisponde un contributo diverso. Un ordine che vale otto euro sta nella prima fascia, uno che ne vale quaranta sta nell'ultima.

Il valore dell'ordine non è il numero di contenitori, ma gli assomiglia abbastanza da funzionare: chi spende quaranta euro in una sagra ha quasi certamente ordinato per più persone. È una misura che hai già, senza dover contare niente a mano in cassa.

In SagraFacile il contributo asporto ha appunto due modalità. Fissa, che è il comportamento di sempre e resta il predefinito, e a scaglioni, dove imposti le soglie e il sistema applica lo scaglione più alto tra quelli che l'ordine raggiunge. Si configura per area, quindi lo stand gastronomico e la paninoteca possono avere regole diverse.

Su quale cifra si legge lo scaglione

Prima di impostare le soglie conviene sapere su quale numero vengono lette, perché è questo che rende il contributo prevedibile.

Lo scaglione si legge sul valore dell'ordine ai prezzi di cartellone, prima di qualsiasi riduzione. Non sul totale che il cliente paga.

La differenza conta il giorno in cui attivi una promozione. Immagina di aver messo la soglia dell'ultimo scaglione a venti euro, e di lanciare un'offerta che sconta il dieci per cento. Se lo scaglione si leggesse sul totale scontato, un ordine da ventuno euro scivolerebbe sotto la soglia e il contributo asporto scenderebbe da solo, in silenzio, senza che nessuno lo abbia deciso. Con le promozioni attive e non attive nella stessa serata, ti ritroveresti due contributi diversi per lo stesso carrello.

Leggendolo sui prezzi di cartellone questo non succede: nessuno sconto sposta lo scaglione, né una promozione automatica, né un codice sconto, né una riduzione fatta a mano dal cassiere.

Un caso si comporta diversamente: il menù combinato. Un menù è un prodotto a sé, con un suo prezzo, quindi vale quel prezzo e non la somma dei piatti che contiene. Pasta, patatine e bibita presi separatamente a 10, 6 e 5 euro fanno ventuno e cadono nell'ultimo scaglione. Gli stessi tre piatti venduti come menù a diciotto euro ne fanno diciotto e cadono in quello prima. È coerente con il fatto che il menù è un prezzo che hai deciso tu, ma se costruisci le offerte come combinati tienilo presente quando scegli le soglie.

Il coperto è un'altra cosa

Il coperto risponde a un costo diverso, quello del servizio al tavolo: si imposta come importo per persona e si moltiplica per i coperti registrati sull'ordine.

Il che porta a una conseguenza che a volte sfugge: un ordine d'asporto non ha coperti. Chi porta via non occupa un tavolo e non lascia niente da sparecchiare. Sull'ordine da asporto viene applicato il contributo asporto e basta. Anche il coperto si configura per area, quindi lo stand con i tavoli può averlo e il chiosco delle bibite no.

Come scegliere le soglie

Non c'è una tabella universale: dipende da cosa vendi e da quanto ti costano i contenitori. Il metodo però è breve, e lo fai in mezz'ora.

Prendi lo scontrino del fornitore di vaschette e calcola quanto ti costa, in media, confezionare un ordine piccolo e uno grande. Poi guarda i tuoi ordini d'asporto dell'anno scorso e vedi come si distribuiscono per importo. Se si formano dei gruppi, le soglie vanno negli spazi vuoti tra un gruppo e l'altro, dove gli ordini sono pochi: così ne sposti il meno possibile da una fascia all'altra, e la fascia in cui cade un ordine non dipende da due euro in più o in meno.

Due scaglioni bastano quasi sempre. Tre iniziano ad avere senso se vendi anche cene complete da portare via.

Se già usi SagraFacile, la modalità a scaglioni si trova nella configurazione dell'area e si può attivare e disattivare quando vuoi: tornando su Fissa le soglie restano lì, pronte per la prossima edizione. Se invece stai ancora decidendo come gestire la cassa, la versione gratuita permette di provare tutto senza scadenza, contributi compresi.